Amazon-FBA-Erstattungen: So prüfen und beantragen Sie verlorenen, beschädigten und überberechneten Lagerbestand

Öffnen Sie Ihr Lagerbestandsbuch für den letzten Monat und wählen Sie eine eingehende Sendung aus. Zählen Sie nach, was laut Buch angekommen ist, und vergleichen Sie es mit dem, was Sie tatsächlich versendet haben. Über einen ausreichend langen Zeitraum stimmen diese beiden Zahlen irgendwann nicht überein — ein Karton, der ins falsche Gebäude eingescannt wurde, Einheiten, die bei einer Umlagerung beschädigt wurden, eine Gebühr, die anhand von Maßen berechnet wurde, die niemand eingegeben hat. Einen Teil davon erstattet Amazon automatisch. Der Rest wird nur an Verkäufer gezahlt, die abgleichen, dokumentieren und Ansprüche stellen. Dieser Leitfaden ist genau dieser Abgleich: welche Berichte Sie gegeneinander prüfen, welche Nachweise jede Anspruchsart benötigt, und eine monatliche Routine, die die gesamte Prüfung unter einer Stunde hält.

Die fünf Wege, auf denen Amazon Ihnen Geld schuldet

1. Verlorener Bestand. Einheiten, die eingecheckt wurden und dann innerhalb des Versandnetzwerks verloren gingen: bei der Annahme falsch gezählt, zwischen den Zentren verlegt oder als umgelagert erfasst und nie wieder aufgetaucht. Die Systeme von Amazon erfassen diese Bewegungen in Ihrem Lagerbestandsbuch, weshalb die Prüfung unten genau dort beginnt.

2. Beschädigter Bestand. Wenn der Umgang von Amazon Ihren Bestand beschädigt, wird die Einheit unverkäuflich, und der Verlust ist von Amazon nach seinen FBA-Richtlinien auszugleichen. Halten Sie dies gedanklich getrennt von durch Kunden beschädigten Rücksendungen, die eine andere Kategorie mit anderen Regeln sind und nicht automatisch zu den Kosten von Amazon zählen.

3. Entsorgter oder zerstörter Bestand. Einheiten, die Amazon entsorgt — manchmal zu Recht nach seinen Richtlinien für unverkäuflichen Bestand, manchmal ohne die von der Richtlinie geforderte Genehmigung oder Mitteilung. Entsorgungseinträge im Buch ohne passende Erstattung verdienen einen zweiten Blick, denn eine irrtümliche Entsorgung verkäuflicher Ware ist ein Anspruch, keine Betriebskosten.

4. Zu hoch berechnete Gebühren. Die leiseste Kategorie, denn keine Einheit geht verloren; die Berechnung ist einfach falsch. Die häufigste Variante ist eine Verkaufsprovision, die zum falschen Kategoriesatz angewendet wurde, oder Gebühren, die für eine später erstattete Bestellung berechnet wurden und deren Rückbuchung nie vollständig ankam. Diese finden Sie durch Stichproben in Ihren Transaktionsdaten, nicht in Ihrem Bestand, und sie sitzen innerhalb des größeren Gebührenstapels, den wir in unserem Amazon FBA Gebühren-Leitfaden.

5. Falsches Gewicht oder falsche Maße. Die FBA-Versandgebühren sind nach Größe und Gewicht eines Produkts gestaffelt und richten sich nach den Maßen, die Amazon gespeichert hat. Wenn die erfassten Maße von Amazon Ihr Produkt in eine höhere Stufe einordnen als seine reale Größe, zahlen Sie bei jeder einzelnen Bestellung zu viel — auf unbestimmte Zeit, bis jemand eine Nachmessung beantragt. Bei einem schnell verkauften Produkt ist dies oft die größte einzelne Anspruchsart und die am leichtesten zu beweisende: Ihr Produkt, ein Maßband, eine Waage und Fotografien.

Einer mehr, der auf die Beobachtungsliste gehört, obwohl es sich technisch um ein Eingangsproblem handelt: Sendungen, die Amazon mit weniger erhaltenen Einheiten geschlossen hat, als Sie versendet haben, ohne dass je eine Korrektur oder Erstattung erfolgte. Der Abgleich von versendeten und erhaltenen Mengen ist Teil der Routine unten.

Wo sich die Abweichungen verstecken: Bericht für Bericht

Erstattungsgelder finden Sie nicht, indem Sie ziellos in Seller Central stöbern. Sie finden sie, indem Sie vier Quellen gegeneinander abgleichen:

• Inventory Ledger-Bericht (Berichte → Versand). Dies ist die Stammdatenerfassung jeder Einheitenbewegung: Eingänge, Sendungen, Korrekturen, Entnahmen, Entsorgungen. Die Korrektureinträge sind die Prüfspur. Achten Sie auf Einheiten, die als verloren oder beschädigt ausgebucht wurden, und prüfen Sie dann, ob jemals eine passende Erstattung eingegangen ist.
• Erstattungsbericht (derselbe Bereich der Versandberichte). Alles, was Amazon Ihnen bereits gezahlt hat, nach Fall und Grund. Dieser Bericht ist aus einem Grund Teil der Prüfung: damit Sie niemals zweimal für dieselbe Einheit einen Anspruch stellen, was Ihre Zeit verschwendet und legitime Fälle verwässert.
• Sendungsinhalt gegenüber erhaltenen Mengen. Vergleichen Sie für jede geschlossene eingehende Sendung, was Ihr Sendungsplan als Inhalt der Kartons angab, mit dem, was Amazon als erhalten erfasst hat. Unterschiede, die nie abgeglichen wurden, sind Eingangsansprüche, die auf Nachweise warten.
• Transaktions- und Gebührendaten. Ziehen Sie Stichproben Ihrer meistverkauften SKUs und vergleichen Sie die tatsächlich berechnete Versandgebühr mit der Gebühr, die die reale Größenstufe des Produkts ergeben müsste, und prüfen Sie, ob erstattete Bestellungen gebührenseitig korrekt behandelt wurden. Maßprobleme zeigen sich hier als eine Gebühr, die durchgehend eine Stufe zu hoch ist.

Das Muster, das Sie verstehen müssen: Kein einzelner Bericht verkündet „wir schulden Ihnen Geld“. Das Geld erscheint in den Lücken zwischen den Berichten, wo ein System einen Verlust erfasst hat und kein anderes System eine Zahlung. Genau das ist eine Prüfung.

Die Nachweise, die Amazon verlangt

Ansprüche scheitern weit häufiger an den Nachweisen als an der Sache selbst. Was Amazon typischerweise verlangt, nach Anspruchsart:

• Fehlmengen bei Eingangssendungen: die Sendungs-ID, Ihre Lieferantenrechnung mit den Mengen, die Sie gekauft oder versendet haben, und den Zustellnachweis an Amazon (Sendungsverfolgung des Frachtführers oder ein unterschriebener Frachtbrief). Die Rechnung ist wichtig, weil sie beweist, dass die Einheiten existierten; bewahren Sie Kaufrechnungen ab dem Bestelltag pro Sendung auf, statt sie später zu rekonstruieren.
• Verlorene und beschädigte Einheiten: der Bucheintrag selbst ist der zentrale Nachweis; Ihre Aufgabe ist es, auf die konkrete Korrektur, ihr Datum und ihre Menge zu verweisen und zu zeigen, dass es im Erstattungsbericht keine passende Zeile gibt.
• Streitfälle zu Maßen und Gewicht: Fotografien des Produkts auf einer Waage und mit einem Lineal oder Maßband vermessen, plus die Produktverpackung, wie sie verkauft wird. Klare, datierte Fotos schlagen Absätze voller Argumente.
• Gebührenfehler: die Bestell-IDs, die berechnete Gebühr und die Gebühr, die gelten sollte, klar und deutlich dargestellt.

Eine Warnung zum Timing: Die Anspruchsfristen unterscheiden sich je nach Anspruchsart, und Amazon hat mehrere davon in jüngsten Richtlinienaktualisierungen verkürzt, sodass ältere Hinweise dazu, wie weit Sie zurück Ansprüche stellen können, möglicherweise nicht mehr gelten. Prüfen Sie die aktuelle Frist auf der Seite zur FBA-Erstattungsrichtlinie in Seller Central für den konkreten Anspruch, den Sie einreichen, und betrachten Sie „monatlich prüfen“ als Ihren Schutz: Abweichungen, die innerhalb von Wochen nach ihrem Entstehen gefunden werden, liegen bequem innerhalb jeder Frist.

Eine monatliche Prüfroutine, die unter einer Stunde dauert

Wird sie jeden Monat am selben Tag durchgeführt, sieht die Prüfung so aus:

1. Laden Sie die vier Quellen herunter (10 Minuten). Das Inventory Ledger für den Monat, der Erstattungsbericht, die geschlossenen Eingangssendungen des Monats und die Transaktionsdaten für Ihre Top-SKUs.
2. Gleichen Sie die Eingangssendungen ab (15 Minuten). Versendet gegenüber erhalten, Zeile für Zeile. Markieren Sie jede Fehlmenge, für die keine Korrektur erfasst wurde.
3. Durchsuchen Sie die Buchkorrekturen (15 Minuten). Jede Korrektur des Monats wegen Verlust oder Beschädigung, abgeglichen mit dem Erstattungsbericht. Nicht zugeordnete Einträge werden zu Ansprüchen. Entsorgungseinträge erhalten dieselbe Prüfung.
4. Prüfen Sie die Gebühren bei Ihren Top-Sellern (10 Minuten). Ein oder zwei SKUs pro Monat, im Wechsel: berechnete Versandgebühr gegenüber der korrekten Stufe für die realen Maße des Produkts, plus eine kurze Stichprobe erstatteter Bestellungen.
5. Reichen Sie ein und protokollieren Sie (10 Minuten). Eröffnen Sie die Fälle mit den Nachweisen im Anhang und protokollieren Sie jeden einzelnen: Datum, Anspruchsart, Menge oder Betrag, Fall-ID, Status. Das Protokoll macht aus einer monatlichen Routine ein System, denn nächsten Monat beginnen Sie damit, die offenen Fälle des Vormonats zu verfolgen.

Reichen Sie Ansprüche über die Supportfälle in Seller Central ein, im Bereich Versand/Bestand, ein Anliegen pro Fall, mit den Nachweisen gleich zu Beginn im Anhang. Ein Fall, der mit der Sendungs-ID, dem Buchverweis und den beigefügten Dokumenten beginnt, erhält eine andere Qualität von Aufmerksamkeit als „Sie haben meinen Bestand verloren, bitte prüfen“.

Wenn ein Anspruch abgelehnt wird: Was Sie als Nächstes tun sollten

Ablehnungen sind in der Regel eines von drei Dingen, und jedes hat eine andere Antwort. Bereits erstattet: prüfen Sie den Erstattungsbericht erneut; wenn Amazon recht hat, schließen Sie den Fall und korrigieren Sie Ihr Protokoll. Unzureichende Nachweise: die Lösung sind bessere Nachweise, nicht eine lautere Nachricht. Öffnen Sie den Fall erneut mit dem fehlenden Dokument, dem klareren Foto, der Rechnungsseite, die Sie beim ersten Mal übersprungen haben. Frist abgelaufen: liegt die Abweichung tatsächlich außerhalb der aktuellen Anspruchsfrist, ist dieser Anspruch verloren, und die richtige Reaktion ist, die Routine zu straffen, damit der nächste rechtzeitig entdeckt wird.

Was Sie nicht tun sollten: Eröffnen Sie keine doppelten neuen Fälle für dasselbe Anliegen, was den Verlauf fragmentiert und alles verlangsamt; öffnen Sie den ursprünglichen Fall erneut oder antworten Sie darin, damit die gesamte Spur an einem Ort liegt. Und wissen Sie, wann Schluss ist. Eine Abweichung von vier Einheiten vor acht Monaten mit dünner Papierlage wird mehr Ihrer Zeit kosten, als sie einbringt. Der wahre Wert der Prüfung liegt nicht darin, jeden historischen Cent zu retten; er liegt darin sicherzustellen, dass Verluste ab diesem Monat nicht mehr still und leise durchsickern.

Fazit: Geben Sie es ab, wenn die Stunde keine Stunde mehr ist

Offenlegung: ZAXIUS verkauft die Verwaltung von Amazon-Konten, zu der die in diesem Leitfaden beschriebene Erstattungsprüfung gehört. Die obige Routine ist die vollständige Methode — sie funktioniert, ob Sie sie selbst durchführen oder abgeben.

Bei einer Handvoll SKUs und wenigen Sendungen pro Monat ist die obige Routine tatsächlich eine Stunde Arbeit, und sie selbst durchzuführen lehrt Sie, wie sich Ihr Bestand tatsächlich bewegt. Geben Sie sie ab oder ziehen Sie Tools hinzu, wenn sich die Rechnung ändert: Dutzende von SKUs, wöchentliche Eingangssendungen und Korrekturen, die schneller eintreffen, als Sie sie prüfen können. An diesem Punkt ist die Frage nicht, ob Abweichungen existieren, sondern ob überhaupt jemand hinschaut.

Eine Erstattungsprüfung ist einer der Standardpunkte in den Kontoprüfungen, die unser Amazon Kontoverwaltung Team durchführt, denn sie ist messbar: Zurückgewonnenes Geld ist zurückgewonnenes Geld. Wenn Sie ein zweites Paar Augen auf Ihre eigenen Berichte werfen lassen möchten, bevor Sie sich die Gewohnheit aneignen, beginnen Sie mit einem kostenlosen Audit und wir markieren, was die Bucheinträge Ihrer letzten Monate zeigen. Beginnen Sie in jedem Fall mit der Routine. Die Lager von Amazon sind sehr gut. Sie sind nicht perfekt, und der Unterschied zwischen beidem liegt in Ihren Berichten. Um zu sehen, was diese Abweichungen mit Ihrer realen Marge machen, lassen Sie eine SKU durch unseren Amazon FBA Gewinnrechner mit den korrigierten Zahlen laufen.

Auf welcher Seite dieser Linie Ihr Konto auch steht, die Rechnung ist dieselbe: Das Geld wird durch planmäßigen Abgleich zurückgewonnen, nicht durch gelegentliche Empörung. Die Berichte von Amazon enthalten alles, was nötig ist, um zu finden, was Ihnen zusteht; sie setzen es nur niemals für Sie zusammen.

Nächster Schritt: Wählen Sie die größte Eingangssendung des letzten Monats und gleichen Sie sie noch heute anhand der vier obigen Quellen mit dem Buch ab. Eine Sendung von Anfang bis Ende wird Ihnen zeigen, wo sich Ihre eigenen Abweichungen verstecken — und sie legt die Vorlage fest, die die monatliche Routine dann wiederholt. Dieselbe Nachweisdisziplin verteidigt auch das Konto selbst — siehe unseren Leitfaden zum Umgang mit Leistungsbenachrichtigungen von Amazon.